上海優顯電子科技有限公司

多媒體信息發布及會議預定系統

方案建議書

一·背景

多媒體信息發布系統*早的應用源自美國的大型企業，由于很多的信息需要同時通知散落在各個辦公區域和企業的員工，傳統的小黑板必須寫完一個寫一個，時間有很大的滯后，而如果張貼海報，不僅大型打印設備很昂貴，其他費用也不少，并且工作量相當大。因此，有人設計了通過大型顯示設備，利用計算機制作要發布的內容，從網絡適時發布。它的好處是信息可以同時發布，并且發布時間可以根據內容的重要性進行調整和控制。

隨著信息社會的高速發展，幾乎所有公司都面臨著如何將企業信息發布出去的問題，有的采用簡單的公告欄方式，有的采用傳統的郵件或網站方式，但這些途徑都不如企業網絡電視臺更直觀、更生動。簡單地講，企業網絡電視臺就是在企業內部（如電梯口、前臺、會議室及會議室門外）安裝液晶平板電視，并通過專業的播放管理系統發布動態和靜態的信息，如企業宣傳片、新產品介紹、公司重要新聞、活動記錄以及職工培訓等。這些信息的發布不僅能夠建造一個輕松、溫馨的工作環境，而且能夠及時地傳遞公司文化，感染員工，使企業更具凝聚力。

系統概述

通過上海優顯多媒體視頻控制技術和HDMI同步技術，將多種形式的視頻信息源，如廣播電視和衛星電視信號、攝像視頻信號、計算機動畫信息等，引入計算機網絡系統，以計算機為控制和處理中心，將節目的制作、編排、播放等各項功能有機的結合在一起，實現圖文信息發布、廣告、視頻圖像的播放、信息查詢等。

系統采用簡單易用的B/S架構，基于網絡平臺，采用分布式區域管理技術，可以有效整合各種多媒體資源，實現隨時隨地遠程制作、發布、管理及更新節目；系統采用專有的傳輸協議，支持權限管理和節目下載時的斷點續傳，在保證內容播出安全的同時，還能實現任意網絡帶寬下的高清圖像質量；系統不僅能播放幾乎所有格式的音視頻，同時還支持文字、文檔、圖片、網頁等，并且充分融合了新聞、公告、天氣預報、銀行匯率、牌價、服務資訊、滾動字幕、緊急通知、攝像采集、電視信號傳輸、現場直播等流媒體信號、數據庫系統對接等網絡應用。使得播放內容不再僅僅局限于已有的固定素材，讓播出的內容更加靈活豐富、一目了然。

二、針對不同職能區域，信息發布系統能做什么？

1、各辦公樓大廳：

各分廠辦公樓大廳放置LED全彩屏信息發布終端，用來發布企業信息、歡迎辭、導航導引、宣傳文化、會議直播樹立形象。

上海優顯多媒體信息發布系統控制LED全彩屏的應用方式：用戶在采購LED全彩屏時需要采購外置的發送接收卡，需與LED全彩屏供應商說明。如果是內置的發送接收卡，視展多媒體信息發布系統將無法把LED全彩屏納入到統一控制平臺來管理。

2、入口大廳

放置觸摸查詢一體機用為廠區各種業務信息、企業文化、生產、操作流程等相關信息。

3、辦公室門口：　　

在此區域放置32寸LED顯示屏，可以通過多媒體系統發布一些通知信息、會議信息等信息，在這些區域都沒有使用的情況下，可以播放一些信息發布的相關內容。

4 、接待室應用： 　　

在此區域放置32寸LCD顯示屏，發布系統將*新產品信息、企業宣傳廣告、企業新聞標志信息等介展現在展廳、讓企業文化和產品更多的備受關注。

5、食堂應用 　　

放置LED雙基色顯示屏，發布價目標、各色菜系介紹等, 上海優顯多媒體信息發布系統控制LED雙基色的應用方式：用戶在采購LED雙基色屏時不需要采購接收卡，應用視展專用的接收卡即可，這樣就可以實現視展信息發布系統對LED雙基色屏的控制。

6、電梯廳的應用：

在電梯廳放置22寸LED液晶電視作為顯示終端，配置優顯信息發布終端，用來發布系統發布企業公告通知、企業文化宣傳、樓層導航導引、娛樂信息、宣傳視頻等信息

二、會議預定系統說明

在組織機構中，會議預訂者往往存在這樣的疑惑：我急需會議室的時候，為什么總找不到合適的辦公室；為什么我要走遍辦公室的每一處去尋找臨時舉行會議的地方；為什么我要打擾別人工作來查詢會議室能不能用等一系列問題。

傳統的會議預約安排全部依賴人工的上傳下達，還需要協調其他部門，對會議資源的使用進行安排，沒有一套有效的對人、對時間、對資源、對過程的可記錄管理，導致整個會議程序預定復雜、手續繁瑣、響應時間長、效率低，所以上述的一些疑惑就會出現。

我司針對以上情況，研發出的會議室預約管理系統，可以讓會議組織者不受時間、地點的限制，輕松的通過網絡在后端實現會議室查詢、預定、管理、使用等功能。在此系統里，會議室及會議資源可以更好的協調，不僅提高企業的辦事效率，而且提升了企業的形象。會議室預約管理系統以其簡便快捷的操作幫助企業規范電子化管理會議室資源，提高會議室的使用率，節省會議組織者的時間，提高企業的辦事效率。

該系統可以顯示各種集團內和公共的通知/通告，各種社會公共信息（如天氣預報、新聞等公共信息）、會議通知、會議排列情況、會議室使用情況及會議主題等信息。同時還可以以圖片、視頻、Flash等形式顯示各種其它信息。

智能會議室管理系統是如何來幫助管理者來解決實際工作中存在的問題或達到合理**的使用目的。具體請看下圖:

1.1 什么是會議預約管理

會議預約管理

線下型管理

這種會議管理方式比較集中在一些還沒有進行信息化改造的企業，會議安排全部依賴人工的上傳下達，還需要協調其他部門，對會議資源的使用進行安排沒有一套有效的對人、時間、資源、過程的可以記錄管理。

線上型管理

這種會議管理方式比較集中在一些大型企事業或500強企業，已經有比較完善的辦公流程和辦公軟件的支撐，常用的軟件有LOUTS,OUTLOOK等，也有一些OA或ERP中集成這類應用。這種會議管理方式對會議成員、資源、時間等做了充分的協調，是比較先進的會議管理方式。

粗放型管理

這類管理方式對會議室和參與人員的使用不做嚴格的限制，可以隨意在某個會議室召開會議，會議的召集和會議資源（投影設備、網絡設備、茶水服務、清潔服務）有召集人用傳統的電話通知或人工通知方式傳達。這種方式在會議的協調性比較差，如果需要輔助工作配合，在安排這些工作的上傳下達所浪費的時間很多，不利于辦公效率的提高。

人工型管理

這類管理方式采用由專門的部門或人對會議室的進行安排，所有會議的召集和訪客的管理，相關的會議資源也有此人進行協調。這種方式雖然只有一個人或一個部門統一管理，但對整個工作流程來說，有依可尋，從而提高了會議室的管理效率，缺點是對于工作的“痕跡”管理來說，還停留在人工記錄或簡單的電子表格記錄。

1.2 會議管理趨勢

四、上海優顯會議預定系統功能

依據以上用戶需求，優顯也制訂了一套符合用戶要求的會議預定管理系統，為降低使用會議室所需的人力成本、提高召開會議的效率、提供系統化的會議過程管理，特研發了這套“會議預約管理系統”。

該系統簡化了會議室管理，靈活調度手段可以及時進行會議室預定，并且可以郵件或短信通知與會者確認。所有用戶無需安裝和配置，因為系統就是基于B/S架構，直接通過瀏覽器使用。

功能特點

• 管理會議室可以添加會議室信息、修改會議室信息、及刪除會議室信息

• 部門管理可以添加部門、修改部門、刪除部門

• 角色管理可添加角色、修改角色名稱、刪除角色、修改權限

• 可進行修改權限

• 用戶管理可添加用戶、修改用戶、刪除用戶

• 個人管理可以修改自己到個人信息

• 公共郵箱管理中設置公共郵箱、修改郵箱信息 此郵箱會在用戶預定會議室選擇通知方式為郵箱時使用

• 公共短信管理使用此功能需在http://sms.webchinese.cn/ 中注冊賬號 獲取用戶名及安全密碼 密鎖對應用戶名，密鎖密碼對應安全密碼

• 查詢符合您條件到會議室并可以進行預訂

• 會議室詳情查看該會議室中本周到預訂詳情以及預訂

• 可以進行會議室的預訂 (通知方式可同時選擇)

• 我的預訂界面可以進行修改會議時間、取消會議、呼叫服務

• 查看那些會議室呼叫那些服務

• 查看那些會議室呼叫過服務 是已處理、未處理 及處理人

• 設置開始及結束時間

• 可對企業員工進行增加、刪除、修改操作?？梢灾苯觿摻ㄆ髽I員工的系統賬戶?？梢圆樵兤髽I內所有員工的聯系信息。

• 操作員可以創建、撤銷、恢復會議預定。系統管理員可以操作所有會議記錄。

• 可以查詢會議室的預定信息、并以日歷的方式直觀展示出來。

• 可以匯總本周或本月內，關于個人用戶參加的會議和預定記錄。

• 可以統計會議室的無效會議占用，會議的召開效率、會議室的使用率等。

• 可實現數據庫的備份，可修改用戶登陸密碼。

• 會議室顯示屏可以顯示當前會議室的會議內容，也可以顯示所有會議室的會議信息。當沒有會議召開時可以顯示其他內容，如：天氣預報、多媒體視頻、新聞資訊等。
  

  2.2 系統優勢

• 會議進程免打擾

• 會議安排無紙化

• 會議信息電子化

• 會議記錄數據化

• 使用狀況對比化

• 會議進程可視化

• 操作使用圖形化

• 會議預約異地化

2.3 系統組成

會議預約管理系統由：服務器控制端、網絡平臺、終端網絡播放器、顯示設備四部分組成。

1.服務器控制端：

會議室管理、用戶管理、預定會議室、我到預定等

2．網絡平臺：

終端訪問服務器的網絡的通道， 系統支持多個網絡平臺，主要支持：局域網、廣域網、DDN專網、無線WI-FI、3G、ADSL等網絡

3.多媒體播放器：

播放本會議室當前、當天、自定義時間段中的會議信息，所有會議室當天會議信息

4.顯示設備:

包括液晶顯示器/電視（LCD）、等離子電視（PDP）、微顯示電視（DLP）、 全彩LED大屏幕、CRT電視、投影儀、多屏幕拼接電視墻等

2.4上海優顯會議預定系統界面

2.4.1優顯會議預定系統介紹

優顯會議室預定系統采用B/S架構，通過瀏覽器進行操作。會議室預定系統主要實現的功能主要為:維護會議室資源、查詢會議室預定信息、會議室預定/修改/取消、會議室預定審批和會議室使用情況統計。

主界面如下圖：

會議預約用戶操作界面

2.4.2會議室申請預定

首先，在申請預定會議室之前，可以通過組合多種條件（如會議室大小、所在位置及會議室資源等）篩選來精確定位目標會議室并查看會議室的預定情況。系統采用表格和不同顏色的色塊來表示當前會議室的預定情況。點擊已預定的色塊，可查看預定人、預定時間、會議主題等信息; 點擊某個未預定色塊，可直接進入該時段的申請預定頁面?？刹樵儽救说纳暾垰v史信息，包括申請的狀態、流程等對自己提交的申請，可進行撤銷、修改操作。

會議室組合多種條件查詢，并有日/周/月三種視圖，通過表格以及不同顏色的色塊來表示當前會議室的預定情況：

會議室使用情況日視圖

在了解了各會議室使用情況之后，可以考慮選擇某個時段，使用某個會議室，這就需要填寫會議室申請信息：

會議室預約申請

五、系統部署

3.1.系統架構

會議室門口安裝一臺顯示器和播放器，播放器和顯示器之間用HDMI或VGA線連接，播放器網口插入網線設置好IP地址連入服務器。優顯會議系統采用B/S架構，安裝在服務器里，網內的用戶通過自己的賬號進入系統進行會議預約。所有的會議預約信息由播放器準時在屏幕上顯示。顯示的內容樣式可以自定義。因為采用了B/S架構，服務器可通過企業內的核心交換機接入互聯網，用戶可以隨時隨地的進行會議預約操作。

方案實施

1、項目實施

1.1項目實施

為提**率，保證工程質量，加快建設精讀，施工前需要對工程做周密的計劃與安排，我們根據以往大量項目的經驗，有以下施工建議：

工程前提條件準備：

1. 顯示屏安裝位置：根據不同的功能要求，信息發布顯示屏安裝一般在中心位置1.8-2米左右，多采用壁掛或者懸掛方式；

2. 播放終端安裝位置，通常裝設于電視機背面，掛墻安裝，也可以安裝于吊頂內，注意預留檢修孔，這樣便于安裝和檢修；

3. 顯示器與播放終端之間的距離：HDMI線不超過10米，VGA線傳輸距離不超過15米，網線線傳輸距離*大不超過100米；

4. 核心服務器：  機房管理服務器、下載服務器以及用戶編輯工作站均已按照要求的數量及配置參數準備完畢，并確保所有硬件設備能夠正常使用。

5. 服務器所需系統、軟件已安裝完畢；服務器需具備固定IP一個并確保網絡暢通；用戶編輯工作站確保系統正常使用以及網絡保持暢通。

服務器所需系統：Windows 2000/2003/XP

用戶編輯工作站：Windows XP/Win7

6. 網絡連通，電源到位；

7. 線材選型：掛墻安裝通常采用HDMI高清線；吊頂安裝通常采用3+4芯的VGA線，網絡線一般采用5類或六類線。

8. 特別注意：播放終端安裝之前，一定要完成IP地址配置，否則將可能導致重新安裝，造成工程延誤；

工程實施檔案的建立

1.建立工程檔案，主要記錄：IP地址、技術參數指標、運行記錄、設備型號、安裝日期等工程檔案；

2.實施完畢后用戶方簽署項目實施單；

設備安裝安裝方式

1. 掛墻式安裝——將播放盒裝設于顯示設備后面，可采用強力工業膠固定，方便設備安裝和維護，但是需要注意美觀；

2. 吊頂式安裝——將播放盒安裝在吊頂當中，整體美觀，但是線路需要穿管，設備維護相對繁瑣，必須在附近預留檢修孔；

優顯工程實施參考圖（一） 播放終端掛墻安裝（推薦）

優顯工程實施參考圖（二） 播放終端吊頂安

技術培訓

為了保證我公司為買方所提供的設備，在運行操作中始終處于可靠、良好的工作狀態，我公司將就合同設備的設計、制造、軟件編制、安裝調試技術指導、操作、維護保養向買方及買方指派人員提供講課、講座、示范、操作和指導等技術培訓，并進行上崗考核。技術培訓工作是我公司對買方技術服務的重要內容。

操作使用培訓

操作使用培訓系指滿足操作員和一般維護人員對系統軟件所提供功能的使用方法的培訓，培訓內容如下：

1.操作步驟和使用方法

2.系統的硬件結構、原理及功能

3.軟件結構及功能

4.編輯工具軟件的使用方法

5.應用軟件的安裝方法

維護培訓

我公司將為買方工程技術人員提供軟件日常維護方法的培訓，以保證買方工程技術人員能夠對我方提供的系統進行一般故障處理工作。培訓內容如下：

1.軟件常見故障的修復方法

2.軟件安裝培訓

3.使用維護培訓

現場培訓

1.培訓對象：買方單位的安裝、運行、檢修和維護人員

2.培訓時間：設備進入現場安裝調試階段，隨實際工程進度進行培訓。

3.培訓地點：買方提供場所

培訓內容：

1.軟件調試、修改方法和要點

2.系統的使用、維護方法

3.系統的檢查、測試、故障查找及排除方法

7.2售后服務計劃

咨詢服務

1.免費咨詢：專家和**工程師熱線電話，回答用戶工程難點問題并提供參考方案。

2.熱線電話：021-31120662

投訴服務

1.電話投訴：專為方便客戶就系統中發生的各類因質量、產品、服務技術、配合等問題而專設的熱線直撥投訴電話：

2.電話接待：迅速展開調查、迅速解決問題，遵循圍繞著客戶服務為中心的服務理念，竭誠為新、老客戶做好服務，共同創造優質服務工程。

服務響應時間

1.公司為用戶提供7X24小時專業服務：

2.一級故障：現有的系統停機，造成用戶無法提供正常的業務服務。技術支持中心收到用戶請求后，指派**系統工程師負責支持，響應時間不超過2小時。

3.二級故障：中心服務器故障導致系統基本功能失效，嚴重影響用戶業務運作。技術支持中心收到用戶請求后，指派**系統工程師負責支持，響應時間不超過6小時。

4.三級故障：系統操作性能受損或出現系統功能報錯，但大部分業務運作仍可正常進行。技術支持中心收到用戶請求后，響應時間不得超過1個工作日。

5.四級故障：系統性能輕微下降，或在產品功能、安裝或配置方面需要信息或支援，對用戶的業務運作幾乎無影響。技術支持中心收到用戶請求后，響應時間不超過3個工作日。

6.服務方式包括電話支持、網絡遠程接入診斷、在線軟件升級等。

硬件返修期限

現場服務

當本系統軟件發生故障時，雙方技術人員首先電話聯絡，使我方技術人員能夠了解故障現象和可能引發故障的原因，使小故障得以快速排除；對通過電話不能排除的故障，依據雙方簽署合同條款，在用戶方有效申請后，我方須及時派遣熟練工程師，攜帶所需的軟件到現場進行故障診斷，即時升級出現故障的軟件，將系統故障時間降至*低。